Управління закупівлями - це придбання компанією товарів та послуг з метою забезпечення її виробничого процесу.
Слід зазначити, що управління закупівлями є досить складним процесом для компанії. Перш ніж здійснювати управління закупівлями, необхідно вивчити ринок, шукаючи найкращих постачальників. Для цього необхідно знати якість та цінові умови товарів та послуг, що купуються.
Потім здійснюється переговорний процес і виконуються відповідні процедури управління закупівлями. Управління закупівлями компанії є вирішальним для досягнення успішного кінцевого результату.
Процес управління закупівлями
Найважливішими питаннями, на які ми повинні відповісти в процесі управління закупівлями, є:
1. Коли купувати?
Без сумніву, щоб знати, коли купувати, спочатку потрібно попередньо вивчити ринок. Оскільки це надає нам інформацію про товари та послуги, які постачальники пропонують на ринку. Маючи цю інформацію, компанія передбачає вимоги та потреби компанії. Тому що, коли потрібні товари та послуги, джерела постачання вже визначені.
2. Що придбати?
Звичайно, процес закупівель централізований у відділі закупівель компанії. Вимоги щодо закупівель для виробничих, товарно-матеріальних цінностей та збут відповідають цьому відділу. Отримавши вимоги, департамент надає пріоритет найближчим вимогам і продовжує виконувати процедури управління закупівлями.
Як правило, рішення про те, що купувати, приймає комітет з питань закупівель компанії. Цей комітет може складатися з керівників компаній. Рішення приймається виходячи з найважливіших потреб у роботі компанії.
3. Як придбати?
З іншого боку, спосіб придбання визначається на основі отриманих пропозицій. Усі отримані пропозиції пропозицій повинні бути проаналізовані та оцінені, щоб вибрати найкращу пропозицію. Для прийняття рішення більш ефективним доцільно попередньо відібрати пропозиції. Таким чином, залишаються на розгляд лише ті пропозиції, які найкраще відповідають цілям, які ставить компанія.
4. Скільки купувати?
По суті, визначення кількості придбання відбувається після переговорного процесу з постачальниками. Вони можуть бути мінімальними та максимальними обсягами продажів, встановленими постачальником. Ціни, способи оплати, послугу доставки та гарантії можна узгодити.
5. Де придбати?
Так само це вирішується після обрання постачальників. Для цього зв’язуються з постачальниками та вимагається інформація, пов’язана з економічними та технічними умовами та пропонованими післяпродажними послугами. Також зручно вимагати кошториси, зразки та каталоги.
Переваги ефективного управління закупівлями
Серед переваг належного управління закупівлями є:
1. Зниження витрат
Перш за все, належне управління закупівлями може врятувати компанію від неприємних витрат. Тому відділ закупівель повинен складатися з навченого персоналу. Так, щоб його хороше управління досягло зміцнення відносин з постачальниками. Це дозволить краще узгодити ціни придбання та досягти кращих умов оплати.
Звичайно, їм завжди слід домовлятися про кращі умови в контрактах, щоб мати більший грошовий потік, менші витрати і відповідно збільшення корисності компанії. Крім того, їм слід уникати термінових покупок, оскільки все повинно бути сплановано раніше.
2. Поліпшення якості поставок та послуг
По-друге, належне управління закупівлями допомагає визначити найкращих постачальників, що призводить до поліпшення якості та ціни кінцевого продукту, який компанія продає. Ось чому деякі компанії тісно співпрацюють зі своїми постачальниками для вдосконалення всіх своїх процесів, а не лише процесу управління закупівлями.
Звичайно, щоб компанія могла запропонувати товар і послугу хорошої якості та ціни, вона повинна мати достатні запаси та засоби для його досягнення. У критичних ситуаціях можна також отримати кращі рішення.
3. Знизьте ризики та гарантуйте поставки
По-третє, відділ закупівель повинен знати серед товарів та послуг, що пропонуються на ринку, які з них є визначальними для виживання компанії. Тому ви повинні вжити відповідних заходів, щоб гарантувати ланцюги поставок, що забезпечують ваш виробничий процес.
4. Підвищення конкурентоспроможності
Нарешті, якщо відділ закупівель ефективно виконує своє завдання, йому вдається підвищити конкурентоспроможність компанії. Оскільки його ефективне управління досягає зниження витрат, розробки нових продуктів та більшого задоволення споживачів. Все це, без сумніву, значно підвищує конкурентні позиції компанії.
Функції відділу закупівель
Серед найважливіших функцій, які повинен виконувати відділ закупівель, ми знаходимо:
- Дослідіть ринок: Ви повинні дослідити зміни, що відбуваються на ринку. Такі як зміна цін, тенденції, що використовуються конкуренцією, та поява нових товарів.
- Порадьте внутрішнім клієнтам: Ви повинні мати тісний зв’язок з іншими підрозділами компанії, щоб запропонувати якісний продукт. Радить внутрішнім клієнтам пропонувати кращий продукт або послугу зовнішнім клієнтам.
- Виберіть постачальників: Ви повинні вибрати найкращих постачальників, щоб мати можливість виводити на ринок висококонкурентну продукцію. Хороші постачальники забезпечують кращі ціни, кращу якість та кращі терміни доставки.
- Переговори щодо ціни та якості: Обговоріть умови якості та ціни, форми оплати та доставки, все для того, щоб зменшити витрати для компанії
Нарешті, ми скажемо, що управління закупівлями має фундаментальний вплив на доставку товарів та послуг, які компанії пропонують на ринок. Управління закупівель відповідає за забезпечення всіх матеріалів, необхідних компанії для її належного функціонування. Тобто він повинен задовольняти потреби внутрішніх споживачів компанії, пропонувати зовнішньому споживачеві більше задоволення.
