Матриця RACI використовується для призначення та визначення ступеня відповідальності, яка відповідає кожному з людей, які беруть участь у виконанні проекту.
Він також відомий як матриця розподілу відповідальності. Його метою є можливість встановити різні ролі та обов'язки, які повинна взяти на себе кожна особа, яка формується під час реалізації проекту.
Як наслідок, рекомендується готувати його на початку проекту. Так що з самого початку було чітко визначено роль і відповідальність, яку буде брати на себе кожна людина, яка бере участь у проекті. Це також гарантує посилення співпраці між усіма учасниками.
Що означає кожна буква, що утворює назву матриці RACI
Назва матриці RACI складається з чотирьох літер, і кожна буква має своє значення. Значення кожної букви таке:
Літера R
Безперечно, R - це буква, яка вказує, хто бере на себе відповідальність. Цей лист визначає роль особи, яка відповідає за виконання певного завдання. Тому ви берете на себе відповідальність за своєчасне та встановлене виконання готових домашніх завдань.
Літера а
Так само буква А визначає, хто схвалює. Роль особи, яка буде виконувати обов'язки затверджувача, полягає у прийнятті та затвердженні завдання, поданого відповідальною особою. Іншими словами, затверджувач засвідчує, що робота виконана відповідно до необхідних вимог.
Літера С
Зі свого боку, буква С вказує, з ким проводиться консультація. Зазвичай вони є експертами або обізнаними щодо теми та завдання, з якими консультуються щодо їх думки та пропозицій щодо якогось аспекту проектних завдань. Зовнішній консультант порадився з його думкою щодо деяких аспектів, які необхідно враховувати при реалізації проекту, оскільки він є експертом у цій галузі.
Літера I
Нарешті, буква I визначає, хто повідомляє. Роль цих людей включає кожну людину, яка повинна бути поінформована про процес еволюції та розробки завдань, що є частиною проекту. Вони також повинні бути поінформовані, коли завдання будуть виконані.
Переваги створення матриці RACI
Основними перевагами, яких слід досягти при створенні матриці RACI, є:
- Ролі та обов'язки кожного з учасників, залучених до проекту, чітко визначені.
- Можна визначити, яка особа бере на себе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку щодо завдань або робіт, які необхідно виконати.
- Це дозволяє збалансувати навантаження між людьми, командами або підрозділами, які беруть участь у розробці проекту.
- Це спрощує контрольоване спостереження за розвитком та виконанням завдань та робіт, необхідних для успішного завершення розробки проекту.
Як побудувати матрицю RACI
Для розробки матриці RACI необхідно дотримуватися наступних кроків:
Крок 1
Спочатку завдання, які потрібно виконати в рамках проекту, визначаються та розміщуються як рядки, що складають матрицю.
Крок 2
По-друге, люди, які беруть участь у розробці проекту, ідентифікуються та розміщуються у вигляді стовпців у формації матриці.
Крок 3
По-третє, розміщуються літери слова, що складають назву матриці RACI. Присвоюючи кожен лист у кожному завданні, можна визначити, хто із залучених людей буде нести відповідальність, хто схвалює, з ким проводиться консультація та хто повинен бути проінформований при виконанні кожного проектного завдання.
Крок 4
Нарешті, можна буде визначити, чи вся робота розподілена добре, чи є порожній простір і чи є дублювання. Це для того, щоб перевірити, чи все добре сформовано, та уникнути подальших проблем.
Переваги та недоліки застосування матриці RACI
Переваги, яких можна досягти під час реалізації проекту, застосовуючи матрицю RACI, є наступні:
1. Існує рухливий і простий процес спілкування
Зв'язок, як правило, виявляється простішим і швидшим, оскільки матриця RACI дозволяє чітко уявити роль і функції, які повинна грати кожна людина. Це не усуває, але мінімізує проблеми спілкування між людьми, які беруть участь у проекті.
2. Підвищення продуктивності праці
Очевидно, що мінімізуючи проблеми у спілкуванні, це сприяє кращому використанню часу і, як наслідок, досягається збільшення продуктивності. Час виконання кожного завдання скорочується, і це впорядковує загальний процес виконання.
3. Правильний розподіл роботи
Крім того, матриця RACI дозволяє візуалізувати обов'язки та функції, тому її можна визначити, якщо навантаження розподіляється пропорційно. Якщо можна визначити, що відповідальній особі призначено надмірне навантаження, необхідні коригування вносяться до виконання проекту. Досягнення більш збалансованого розподілу тягарів та відповідальності.
4. Очікування виправдалися
Дійсно, застосовуючи цей інструмент, результати, отримані в кінці проекту, дуже схожі на результати, очікувані на початку проекту. Це відбувається тому, що ви можете краще контролювати всі завдання, які повинні бути розроблені. Крім того, кожна людина конкретно знає, за що вона відповідає за весь процес виконання проекту.
Хоча переваги великі і численні, матриця RACI також може мати недоліки.
- Спочатку воно може бути надмірно складним у застосуванні, що негативно позначається на його розумінні.
- Незважаючи на те, що матриця RACI є чудовим інструментом, недостатньо просто створити її, але ви також повинні дотримуватися її.
- Відповідно до вищесказаного, для тих, хто не знайомий з матрицею, може бути дорого її генерувати вперше.
- Існує ймовірність того, що існують проекти, які не потребують планування такого типу, тому створення матриці може бути скоріше тим, що сповільнює проект, ніж тим, що керує ним.
На закінчення, матриця RACI - це дуже корисний інструмент, який можна застосовувати в будь-якому типі проектів. Оскільки вона визначає ролі та функції всіх людей, які беруть участь у її реалізації. Це сприяє кращому контролю та досягненню кращих результатів в кінці проекту.