Адміністративний процес - це сукупність етапів (планування, організація, керівництво та контроль), метою яких є досягнення цілей компанії чи організації найбільш ефективним способом.
Якщо говорити ще простішими словами, адміністративний процес складається з низки етапів, які допоможуть нам досягти запропонованих цілей. Адміністративний процес безперервний. Не йдеться про виконання кожного з етапів, і на цьому все закінчується. Коли один цикл закінчується, він переходить до наступного. Зазвичай він використовується для загальних цілей компанії, конкретних цілей або навіть для незначних проектів.
Анрі Файоль, був творцем адміністративного процесу. З нього випливають 4 етапи, що складають адміністративний процес:
- Планувати.
- Організуйте.
- Вести.
- Контроль.
Для Файоля ці чотири етапи були важливими для належного управлінського управління. Кожна управлінська команда повинна їх освоїти та врахувати для будь-якого проекту. Однак Файоль ніколи не був крайнім у своїх ідеях, і ви можете прочитати в його роботі, як він залишав місце для гнучкості та адаптації. Таким чином, послідовники класичної теорії адміністрування завершують, вдосконалюють та адаптують адміністративний процес до різних типів компаній, що народилися протягом останніх десятиліть.
Цілі компаніїВиникнення адміністративного процесу
Походженням адміністративного процесу ми завдячуємо Генрі Файолю. Близько 1916 року, після 50 років керівництва гірничодобувною компанією, Файоль опублікував свою книгу "Адміністрація промисловості та Женералу". Іспанською це було б щось подібне до «Промислове та загальне управління».
У цій книзі він розробив на основі свого досвіду всю свою теорію. Файоль виділив у своїй роботі різні рівні управління, адміністративні функції та перелік принципів правильного управління.
Однак варто згадати, що найбільш визнаною з усіх його робіт є його принципи. Конкретно 14 принципів правильного введення.
Характеристика адміністративного процесу
Адміністративний процес має безліч характеристик та особливостей залежно від компанії, яка його розробляє, ми згадуємо найпоширеніші:
- Він складається з чотирьох взаємопов’язаних етапів.
- Він повинен охопити всі цілі, які потрібно досягти за допомогою нього.
- Усі ті працівники, які будуть брати участь у процесі, повинні бути проінформовані про те саме.
- Його мета - створити дорожню карту для максимально оптимізації кожної з дій, включених до адміністративного процесу.
- Її може використовувати будь-яка компанія, незалежно від її характеристик.
- Він здійснюється з попередньо обумовленим часовим горизонтом. Таким чином, він пропонує певну гнучкість для адаптації до обставин.
Етапи адміністративного процесу
У визначенні ми сказали, що адміністративний процес складається з низки етапів: планування, організації, керівництва та контролю. У цьому розділі ми їх розробимо та пояснимо. Звичайно, перш за все, зручно знати, як розділяються ці дві фази:
- Механічна фаза: Механічна фаза складається з планування та організації. Можна сказати, що це статична частина процесу.
- Динамічна фаза: Динамічна фаза, зі свого боку, складається з напрямку та управління. У цьому сенсі слово динаміка позначає рух.
Тобто, як тільки ми спланували та організували, ми маємо виконати і приступити до роботи.
У будь-якому випадку, важливішим за розрізнення механічного та динамічного є знання різних стадій, що його складають:
- Планування: Спробуйте запланувати завдання, які потрібно виконати, і вирішити відповідні питання, які будуть виконані пізніше.
- Організація: Ідея полягає в тому, щоб побачити, хто буде відповідати за кожне завдання, в якому порядку та яку структуру матиме проект при його виконанні.
- Напрямок: Керівництво не тільки відповідає за відправлення, воно також відповідає за допомогу, підтримку та втручання у будь-який конфлікт, що виникає при досягненні цілей.
- Контроль: Контроль заснований на моніторингу надійних показників, які дозволяють контролювати досягнення найбільших цілей.
Детально дивіться стадії адміністративного процесу
Важливість адміністративного процесу
Адміністративний процес відіграє фундаментальну роль в управлінні компанією. Він передбачає дотримання дорожньої карти протягом певного періоду для досягнення цілей, встановлених керівництвом.
Таким чином, дотримання всіх етапів, встановлених в рамках адміністративного процесу, дозволить організації підвищити ступінь ефективності щодо досягнення запропонованих цілей. Цей процес означатиме зменшення кількості споживаних ресурсів. З цієї причини ці заощаджені ресурси можуть бути використані для інших вигідних для компанії дій.
Серед переваг, які ми можемо виділити в адміністративному процесі, ми виділяємо наступне:
- Це дозволяє компанії постійно планувати майбутнє.
- Будуть передбачені дії, які слід здійснити за кожним із можливих сценаріїв.
- Він чітко встановлює цілі, які має певна компанія на короткий, середній та / або довгостроковий період.
- Ресурси оптимізовані по максимуму
- Уникайте зайвих витрат, які раніше не передбачались.
- Це може призвести до підвищення продуктивності, оскільки покращує координацію між членами команди.
Нарешті, слід зазначити, що ідеально розроблений адміністративний процес запобіжить появі подій, які порушують схеми менеджерів. Отже, кількість імпровізованих заходів, які можуть призвести до рішень, що завдають шкоди діяльності компанії, буде зменшена.
Приклад адміністративного процесу
Наприклад, припустимо, ми гірці. Наша мета - досягти вершини п’яти найвищих гір у світі. Мета чітка, але нам потрібен процес для досягнення наших цілей якомога безпечніше. Тобто, не ризикуючи своїм здоров’ям.
Тому нам знадобиться процес для досягнення нашої кінцевої мети: досягнення п’яти вершин. Хоча кожен пік відрізняється, ми, у свою чергу, пройдемо низку етапів, щоб досягти кожного піку (проміжні цілі). Ми називаємо цю серію етапів, загальних для досягнення цілей, адміністративним процесом.
У цьому сенсі будь-яка компанія чи організація, яка має намір досягти цілей, повинна застосовувати адміністративний процес. Без адміністративного процесу досягти запропонованих цілей дуже важко. Майже неможливо. Ви можете собі уявити сходження на Еверест, не маючи нічого запланованого, не тренуючись і все поза контролем? Те саме відбувається в бізнесі.