Моніторинг проекту відноситься до виконання ряду дій з метою перевірки правильності розвитку його виконання.
Отже, моніторинг проекту, і як тільки він був запланований, починається з реалізації проекту.
Етап моніторингу складається з перевірки того, чи виконуються різні фази проекту, в часі та формують кожну з них. Для цього використовується ряд параметрів та змінних, які дозволяють з’ясувати, чи є відхилення від початкового плану.
Важливість моніторингу проекту
Цей етап є важливим для встановлення необхідних заходів для вирішення проблем, які сприймаються під час виконання. Ми не можемо щось розпочати, якщо раніше не маємо дорожньої карти, а також процедури для перевірки правильності роботи проекту. З цієї причини має бути встановлено чітке, стисле та детальне подальше спостереження з усіма необхідними для прийняття рішень.
Крім того, як ми побачимо в наступному розділі, важливо чітко встановити, як буде здійснюватися цей моніторинг. Важливо, щоб усі знали, що від них очікують і якими повинні бути дії у разі можливого надзвичайного ситуації.
Етапи моніторингу проекту
Давайте тепер детально розберемося, які можуть бути найважливішими етапами моніторингу проекту, а також його основні вимоги.
- Виміряйте: По-перше, вам потрібно виміряти. Вимірювання необхідно, коли ми хочемо чимось керувати. Ми повинні знати, як далеко ми можемо зайти або які будуть межі для розгляду успіху чи невдачі. Тому необхідно підняти параметри та змінні, а також процедури, що використовуються для їх аналізу.
- Зустріч та аналіз: Далі вам доведеться зустрітися та проаналізувати відхилення. Засідання повинні бути стислими, точними та прямими. Ви повинні поговорити про це з індикаторами в руках та з копією для кожного учасника. З наради слід чітко з'ясувати, в чому проблема, а також її причини та наслідки.
- Пошук рішень: На наступному кроці вам потрібно вирішити, яким шляхом рухатися, щоб вирішити ці відхилення. На цьому етапі найкраще кожному працювати в своїй місцевості та у своїй групі або індивідуально. На наступній зустрічі ці рішення будуть розглянуті з метою вибору найбільш підходящих.
- Повторно виміряти: Нарешті, вам доведеться виміряти ще раз. Після того, як виправлення проведено, аналіз потрібно використовувати знову, щоб перевірити, чи вони спрацювали. Якщо ми досягли успіху, проект продовжується; інакше доведеться починати спочатку.
Приклад моніторингу проекту
Далі ми побачимо приклад для закінчення.
Уявімо собі компанію, яка виробляє взуття. Ця компанія виробляє взуття та розповсюджує її між різними мультибрендовими магазинами.
Давайте подивимось, яким би був процес.
На цій ілюстрації ми бачимо, як здійснюватиметься моніторинг проекту. По-перше, встановлення параметрів та змінних вимірювань. Наприклад, кількість виготовленого взуття або кількість проданого взуття. Далі вам слід перевірити, який тип взуття найкраще працює. З іншого боку, вам доведеться враховувати нові тенденції, що викликають інтерес покупця. Нарешті, вам доведеться ще раз перевірити та вжити необхідних коригувальних заходів.
