Карта процесів - це схема, яка дозволяє графічно побачити всі процеси, що здійснюються в організації, та їх взаємозв’язки.
Звичайно, схема дозволяє спостерігати за всіма процесами, які розробляються в компанії. Подібним чином, фази, які складають кожен із процесів певним чином. Завдяки цьому отримується спільне бачення всіх аспектів, пов’язаних з кожним процесом.
Крім того, ви можете бачити всі взаємозв’язки між фазами кожного процесу. А також зв’язки між усіма процесами, все це відображено в єдиному графіку, який є картою процесу.
Іншими словами, на графіці представлена загальна візуалізація системи в міру організації всієї компанії. Це завдяки своїм процесам та взаємозв’язкам.
Кроки для створення карти процесів
Найважливішими кроками для складання карти процесу є:
1. Розмежування процесів
Як ми всі знаємо, процес може бути дуже обширним, тому зручно зробити правильне розмежування. Це означає, що при розмежуванні процесу повинна бути розроблена схема, яка збирає всі елементи системи, які будуть представлені. Принципова схема дозволяє розглянути цей обширний процес просто і зрозуміло.
2. Ідентифікація елементів
З іншого боку, елемент - це все, що може вплинути на процес і систему в цілому. Це можуть бути такі аспекти, як інфраструктура компанії, а також елементи, необхідні на вході та виході з кожного процесу. Карта процесів показує всі ці елементи та взаємозв'язки, що встановлюються між ними.
3. Ідентифікація оперативної лінії
Подібним чином, ідентифікація оперативної або функціональної лінії дає можливість спостерігати послідовність, яка повинна дотримуватися для виконання кожного процесу. З цієї причини в технологічній карті можна встановити структуру та маршрути, якими слід дотримуватися в оперативній лінії.
4. Додайте процеси підтримки
Звичайно, процеси підтримки можуть допомогти роботі оперативної та управлінської ліній. Всі процеси підтримки допомагають поліпшити роботу всієї системи, саме тому необхідно адаптувати їх до операційної лінії. Процеси підтримки, як правило, є адміністративною діяльністю.
5. Додайте процеси, що впливають на систему
Швидше, в організації існують процеси, які можуть вплинути на продуктивність усієї системи. Тому на цьому етапі в процесі додаються всі функціональні органи, які впливають на всю систему. Це можуть бути такі сфери, як відгуки та якість, які впливають на весь процес загалом.
Чому складається карта процесу?
Розробка технологічної карти може призвести до багатьох переваг для компанії, найбільш важливими є:
- Знати, як завдання та робочі місця розвиваються в організації в даний час.
- Підвищити якість всього, що робиться в компанії.
- Удосконалити процеси, що здійснюються в організації.
- Створюйте та розробляйте нові та різні способи роботи, особливо коли ви переживаєте кризові часи.
- Виміряйте та оцініть те, що робиться. Потім за допомогою результатів посилюйте дії та ефективність.
Символогія, що використовується в картах процесів
Велика кількість символів використовується в технологічній карті, і кожен із них має своє значення. Деякі з найбільш часто використовуваних символів:
1. Стрілки
Справді, стрілки вказують напрямок, яким дотримуються потоки. Це допомагає прочитати блок-схему, оскільки вона вказує напрямок процесу. Наприклад, зліва направо або зверху вниз.
2. Прямокутники
Тоді як прямокутники представляють функцію, яку потрібно виконувати та виконувати. Він використовується дуже часто, оскільки він показує дію, операцію або завдання, які необхідно виконати.
3. Овали
З іншого боку, овали означають початок або кінець процесу. Вони є точками на блок-схемі, які вказують, з чого ви починаєте і де закінчуєте. Зазвичай є лише один початок, але вони можуть мати кілька кінцевих точок для кожного кроку.
4. Діаманти
Подібним чином, алмази представляють важливий момент, коли потрібно прийняти рішення. Стрілки, позначені так чи ні, зазвичай виходять з цього малюнка. Звичайно, з кожного діаманта виходить лише одна стрілка.
Іншими словами, за кожною точкою прийняття рішення є стрілка, позначена так чи ні. Інший варіант може бути істинним чи хибним.
5. Паралелограм
Аналогічним чином використання паралелограма відображає вхідні та вихідні дані процесів на блок-схемах.
Типи процесів
Процеси, які можна візуалізувати на картах процесів:
1. Ключові процеси
По-перше, ключові процеси орієнтовані на додавання вартості. Тому вони безпосередньо пов’язані з товарами та послугами, які пропонує компанія. Тому результат цих процесів безпосередньо оцінюється клієнтом.
Звичайно, ці процеси є ключовими, оскільки багато функціональних областей втручаються для того, щоб бути виконаними, і тому вони вимагають більше ресурсів.
Крім того, це процеси, які допомагають досягти цілей, встановити політику, використовувати стратегії та загальну діяльність компанії.
2. Стратегічні процеси
По-друге, стратегічні процеси встановлюються вищим керівництвом, оскільки вони визначають, як функціонує організація та як генерується цінність. Вони служать підтримкою, особливо при прийнятті рішень стратегічного процесу. Стратегічний процес включає планування, реалізацію стратегії та постійне вдосконалення організації.
3. Процеси підтримки
По-третє, процеси підтримки підтримують ключові процеси та стратегічні процеси. Вони є надзвичайно важливими для досягнення цілей усіх процесів та системи компанії в цілому.
Нарешті, можна зробити висновок, що карта процесів є важливою для глобального бачення функціонування організації та всіх її процесів. Це допомагає зрозуміти і чітко визначити функції та виконавців, які їх виконують. Все це, розглядаючи організацію як управління процесами, які взаємопов’язані для досягнення кінцевого результату.