Організація проекту - це та діяльність, яка дозволяє здійснити групування людських ресурсів компанії за найбільш відповідними завданнями. Все це для того, щоб досягти спільної мети.
Отже, організація проекту складається з організації людей, віднесення їх до певних проектів відповідно до їхніх якостей.
Зазвичай це завдання виконує керівник проекту. Таким же чином ви повинні ефективно і ефективно керувати необхідними ресурсами. Таким чином, управління та організація тісно пов’язані.
Важливість організації проекту
Щоб ефективно запустити проект, його слід правильно організувати. Це, що здається простим, є загальною проблемою компаній. Якщо ми точно не знаємо, чого хочемо і як використовуватимемо ресурси для його отримання, організація зазнає невдачі. Звідси важливість гарної організації.
З вищевказаних причин підготовка керівників проектів повинна включати цей аспект. Важливо навчити їх організовувати, щоб мати можливість керувати ними пізніше. Одним із способів правильного розподілу різних ресурсів у кожному завданні є хороший організаційний план. У наступному розділі ми побачимо, з чого він складається.
План в організації проекту
План управління фокусується на всій діяльності, що здійснюється компанією, однак організаційний план робить це, перш за все, на людському факторі. Тому що головне - поставити кожну людину перед найбільш відповідним завданням. Тому бажано виконати такі дії:
- Перш за все, ми повинні чітко усвідомлювати, хто у нас є: Ви повинні зробити інвентаризацію людських ресурсів з їх сильними і слабкими сторонами. Тому що ми повинні знати, в чому добре кожен, щоб призначити їх на найбільш підходящу посаду.
- З іншого боку, ви повинні робити те саме з завданнями: Проект потрібно розбити на найдрібніші частини. Це вимагає схвалення решти залученого персоналу. Отримавши їх, ми можемо створити таблицю подвійних записів з обома змінними.
- По-третє, на кожну людину має бути покладено своє завдання: Для цього ми повинні знати, хто є найбільш підходящим для кожного виду діяльності. Тут ви повинні взяти до уваги ваш академічний досвід, ваш професійний досвід і, звичайно, ваші особисті мотивації на роботі. На цьому етапі може бути використана методика призначення завдання, така як угорський метод.
- Нарешті, необхідно встановити терміни завершення, надбавки на можливі затримки та відповідну форму контролю.Таким чином, після виконання кожного завдання видно, чи були відхилення від запланованого. Як ми побачимо нижче, на цьому етапі важливим є організаційна схема.
Організаційна схема в організації проекту
Що таке організаційна схема? Організаційна діаграма - це графік, який дозволяє спостерігати за структурою компанії та знати, хто є хто. Менеджер проекту повинен глибоко розуміти існуючих співробітників, його мета полягає в тому, щоб мати можливість організувати, а також зробити це належним чином, завдання та відповідальних за їх виконання.
У цьому сенсі ми маємо вертикальні, ієрархічні або лінійні організаційні схеми, коли повноваження чіткі, а прийняття рішень централізоване. З іншого боку, у нас є горизонтальні або кругові, у компаніях з більш розмитим авторитетом. Крім того, ми маємо інші типи, такі як аналітична, що дозволяє нам знати процеси, або матриця, яка корисна для структурування організації за процесами або проектами.
Приклад організації проекту
Уявімо, що ми хочемо здійснити проект. Проект заснований на створенні та запуску компанії. Наприклад, консалтингова фірма з обчислювальної техніки.
Перш за все, режисер зустрічається з промоутерськими партнерами проекту.
- З одного боку, вони разом готують цілі, які потрібно досягти, та необхідні завдання. Все це повинно бути письмовим та якомога детальнішим. Цікавим прийомом є так званий "мозковий штурм", який полягає у викладі всіх ідей, які спадають на думку, а потім у їх фільтрації.
- Після цього ви повинні знати, хто у нас є, крім команди промоутера. По-перше, завдання, які вони будуть виконувати, по-друге, працівників, яких ми наймемо. Ви також повинні знати тип контрактів, які ми пропонуватимемо, та винагороду, яку потрібно отримати.
- На наступному кроці настав час розподілити завдання, і цей угорський метод, згаданий вище, може допомогти. Комп’ютерні послуги вимагають процесу - від проектування до програмування та кінцевого результату. Тому корисним інструментом є діаграми PERT, які дозволяють знаходити критичні шляхи кожного процесу.
- Нарешті, вам слід розробити план організації проекту. Це полягає в письмовому оформленні всього вищезазначеного. Крім того, ми встановимо спосіб контролю за допомогою зворотного зв’язку та те, як будемо виправляти відхилення. Все це, не забуваючи про адекватний план на випадок непередбачених подій.