Блок-схема або блок-схема складається з фігури або графіку, що представляє ряд процесів або групу дій за допомогою символів.
Отже, головна корисність блок-схеми полягає в тому, що вона з одного погляду показує процес, який може бути складним.
Таким чином, кожна задіяна в цьому людина знає, яка її робота. Завдяки цьому можна підвищити ефективність та зменшити можливі випадки.
Переваги блок-схеми
Цей тип діаграм має ряд переваг, які є наступними:
- Перш за все, простота. В одному образі ми матимемо достатньо інформації, щоб знати, що нам робити і приймати рішення щодо цього.
- По-друге, це дозволяє нам знати ті моменти, де може існувати проблема, і ми можемо внести відповідні вдосконалення апостеріорно та впровадити їх.
- По-третє, це полегшує особисті стосунки між залученими людьми. З цієї причини в командній роботі (в тому числі і у віртуальній) це надзвичайно корисно. Кожна сторона чітко усвідомлює свою участь у процесі.
- По-четверте і останнє, такий спосіб представлення процесів дозволяє легко зрозуміти різні протоколи, впроваджені в компанії.
Як скласти блок-схему
Коли ми прагнемо простоти та ясності, ми не можемо надто ускладнитися. Іноді ми знаходимо схеми такого типу, які замість уточнення заплутують. Тому зручно враховувати деякі основні рекомендації:
- Планувати. Всі частини плану. Тому, щоб створити образ процесу, ми повинні чітко розуміти кроки, які збираємося зробити. Це повинно бути якомога детальніше і краще, якщо воно написане.
- Вибирайте. Після того, як ми зрозуміли, куди ми хочемо йти, ми повинні вибрати шлях. Для цього ми вирішуємо, як ми будемо це представляти, якими кольорами, формами чи дизайном. Оскільки це повинно бути не просто простим, важливо також, щоб воно було привабливим для очей.
- Біжи. Цей крок є, мабуть, найбільш актуальним. Ми повинні це створити і робити це з логікою. Приклад, який ми побачимо в кінці, - простий випадок, але реальні процеси можуть бути дуже складними.
- Перевірте та вдосконаліть. Як і все в житті, блок-схему також можна вдосконалити. Тому перед тим, як публікувати його в компанії, бажано вислухати другу та третю думку. Окрім того, після запуску, безумовно, доведеться внести вдосконалення.
Приклад блок-схеми
Давайте уявимо собі відділ технічного обслуговування, який створює блок-схему, щоб знати, що робити у випадку електричної аварії.
Компанія має дві фази безпеки, які необхідно перевірити, щоб усунути несправності. Звичайно, це простий приклад, який показує, як це працює. Фігура буде приблизно такою:
Ми бачимо, що переваги блок-схеми очевидні. Це легко зрозуміти, це дозволяє нам знати, як діяти в будь-який час, і, якщо ми додаємо імена відповідальних, також хто і що повинен робити.