Функції адміністративного помічника

Функції адміністративного помічника - це функції, які походять від адміністративної роботи в офісі. Вони варіюються від обслуговування клієнтів до управління документами компанії.

Робота адміністративного помічника має кілька завдань і є основою щоденної діяльності компанії з адміністративної точки зору.

Хоча найчастіше ця професійна посада є тією, що має найнижчий ранг і заробітну плату в структурі компанії, цей тип профілю виконує безліч і різноманітних основних функцій у процесі діяльності компанії.

Для своєї роботи асистент повинен мати демонстративні знання та вміння щодо елементів кабінету.

Особливо важливим є домен базового програмного забезпечення для автоматизації діловодства, розширеного серед бізнес-структури, а також інших специфічних програм для певних галузей (графічний дизайн, вектор, програмування, актуарні науки …)

Крім того, зазвичай для цього профілю необхідно обробляти комп’ютерне обладнання або активи, широко розповсюджені в офісах усіх видів. Прикладами цього є комп’ютери, копіювальні машини та інше обладнання для обробки та архівування документів.

Функції адміністративного помічника

Адміністративний помічник щодня виконує велику кількість завдань компанії. Усі вони можуть бути класифіковані наступним чином і вимагають низки компетенцій:

• Очне обслуговування клієнтів: Асистент - перша особа, доступна для громадськості, і служить фільтром для клієнтів об'єктів кожної компанії.
• Управління комунікаціями: Цей професіонал повинен організувати контакти по телефону та електронною поштою. Також загальноприйнятим є координування соціальних мереж або веб-елементів за відсутності спеціальних фахівців для цих функцій.
• Отримання, управління та надсилання документації: Адміністративні помічники зазвичай виконують функції менеджерів багажу та документів, розподіляючи їх по різних відділах.
• Щоденні завдання управління: Дуже часто ці працівники виконують елементарні завдання з автоматизації офісу, такі як створення різного типу контенту та підготовка порядку денного персоналу. Найбільш відомими є рахунки, бухгалтерський облік або управління документами та файлами.
• Відносини з третіми особами: Компанії повинні налагодити зв'язок з іншими, такими як постачальники або державні регулятори. Часто адміністративний помічник відповідає за те, щоб цей потік інформації був плавним.
• Підтримка вищого персоналу або керівників: Як і в попередньому пункті, багато асистентів виконують завдання з підтримки інших областей компанії з адміністративної точки зору.

Посада адміністративного помічника

Цей тип професіоналів можна знайти у всіх типах компаній, незалежно від їх розміру та економічного сектору, в якому вони беруть участь.

Водночас він присутній як у приватних, так і у державних компаніях, що мають доступ через опозицію.

Завдяки розвитку нових цифрових середовищ та появі нових телекомунікацій професійний профіль адміністративного помічника набув нових функцій для виконання.

Це вплинуло на необхідність навчання для заміщення цієї посади в компанії. Зазвичай ця підготовка регулюється на курсах професійного навчання, спрямованих на знання адміністрації компанії або фінансів.