Автоматизація офісу - це поєднання апаратного та програмного забезпечення для розробки, автоматизації та цифрового запису інформації, необхідної офісу для коректного здійснення процесів та методології.
Автоматизація офісів народилася наприкінці 40-х років, але вона склалася приблизно в 70-х роках 20 століття. Впровадження текстових процесорів, які замінювали друкарські машинки в офісах, мало багато спільного з його походженням.
Чарльз Сімоні був творцем автоматизації офісу в 1948 році завдяки запуску Microsoft Office за співпраці Річарда Броді.
Безперечно, це поняття завжди згадується і пов'язане з офісною роботою та інструментами, що використовуються для її виконання.
Це була дуже новаторська зміна. У цьому сенсі цей процес служив для впорядкування офісної роботи, і також були створені нові варіанти її проведення. Ручна діяльність, яка на той час була основною, була замінена, а частина автоматизована.
Адміністративні процедури, планування зустрічей, впровадження Інтернету, використання комп’ютерів та різних процесорів та офісних компонентів займали головне місце для впорядкування всіх завдань.
Основні інструменти автоматизації офісу
Це найвизначніші:
- Текстові процесори: Широко використовується в офісній роботі.
- Калькулятори: Компоненти, що впорядковують усі процеси облікових записів, та номери, що стосуються виконуваних завдань.
- Програми управління принтером: Без сумніву, важливий об’єкт в будь-якому офісі, який потребує перетворення віртуальних документів у фізичні.
- Програми обміну миттєвими повідомленнями: Дуже корисно для спілкування між працівниками та передачі негайної інформації.
- Бази даних: Дуже важливо записати дані, що стосуються компанії, організації або проекту.
- Електронні таблиці: Щось, що широко використовується для запису рахунків-фактур, наприклад, або для підтримки оновленого управління рахунками.
- Факси: Як і принтери, факсимільні апарати широко використовуються в офісах, іноді обидва компоненти входять до одного пристрою.
Автоматизація офісів стала величезним прогресом в офісній роботі.
Приклад автоматизації офісу
Такі програми, як Excel, Word, PowerPoint революціонізували спосіб роботи. Ці програми входять до пакету Office Office. Це продається корпорацією Майкрософт. Однак існують подібні пакети автоматизації офісу, які не мають жодних витрат.
Крім того, звичайно, решта згаданих пристроїв зуміли автоматизувати процеси та розробити більш спритний метод для виконання офісних завдань.
