Планування - це перший крок адміністративного процесу. Планування полягає у визначенні стратегій, які допомагають досягти раніше встановлених цілей.
По суті, планування - це інструмент, який використовується в управлінні для встановлення цілей та вибору засобів для їх досягнення. Це дозволяє дотримуватися конкретного та визначеного напрямку дій. За допомогою планування ви можете визначити, що буде зроблено, як це буде зроблено, де і коли це буде зроблено та скільки це нам коштуватиме.
Подібним чином, цей інструмент планування дозволяє нам вирішити в даний момент, що ми будемо робити в майбутньому. Спочатку визначається проблема, потім аналізується минуле і складається план, якого ми повинні слідувати.
Кроки планування
Дійсно, кожна компанія чи організація існує для досягнення певної мети. Тому місія повинна обґрунтувати причину існування компанії в даний час. Хоча бачення вказує, якою компанія сподівається бути в майбутньому.
Тому чітке визначення місії, бачення та цінностей компанії визначає тип клієнтів, яких вона обслуговує, продукцію, яку вона пропонує, та потреби, які вона задовольняє. Планування повинно відповідати цим основним аспектам організації.
Основними кроками, яких слід дотримуватися в процесі планування, є:
1. Оцініть поточну ситуацію
По-перше, оцінка ситуації повинна включати аналіз факторів, найбільш важливих для компанії. Цими факторами можуть бути економічні показники, ринкові тенденції, конкуренція та ресурси, якими володіє компанія.
Тобто планування починається із середовища організації. Завдяки цьому визначається мета компанії та визначаються коротко-, середньо- та довгострокові цілі, які передбачається досягти. Прагнучи скористатися можливостями та уникати загроз з боку навколишнього середовища.
2. Визначення цілей і завдань
По-друге, цілі та завдання визначають найважливіші речі, яких організація сподівається досягти у короткостроковій, середньостроковій та довгостроковій перспективі. Цілі повинні бути чітко визначені, тому вони повинні бути реалістичними, вимірюваними та відповідними організації.
Звичайно, цілями є загальні пункти, над якими повинні працювати всі працівники компанії. Стають ключовими моментами, якими керуються дії та діяльність людей.
3. Підготуйте план дій
По-третє, для досягнення цілей необхідно визначити план дій. План дій вказує конкретні заходи, які необхідно здійснити для досягнення цілей. Крім того, ці конкретні дії можуть бути стратегіями або тактиками, які необхідно здійснити для реалізації цілей плану.
4. Розподіл ресурсів
По-четверте, ресурси, необхідні для виконання плану, можуть бути людськими, фінансовими, фізичними та матеріальними. Ці ресурси повинні бути розподілені відповідно до дій або заходів, втілених у плануванні.
Ці ресурси, безумовно, повинні бути ефективно організовані в процесі планування. Так само, процес контролю повинен підтримуватися протягом усього виконання плану.
5. Виконати план
По-п'яте, виконання передбачає реалізацію плану дій. Для цього необхідно делегувати повноваження, так само розподіляти завдання та обов'язки для досягнення цілей плану. Протягом усього виконання плану за необхідності можна надавати зворотний зв’язок.
6. Контроль
Нарешті, контроль необхідний у процесі планування, щоб досягти цілей. З цієї причини слід прослідкувати, як здійснюється діяльність та як досягаються цілі.
Принципи планування
Найважливішими принципами планування є:
1. Точність
Перш за все, виконуючи процес планування, він повинен бути максимально чітким та точним. Тому що план повинен керувати конкретними діями, які потрібно здійснити. Ось чому він повинен бути максимально конкретним, щоб не був дифузним або занадто загальним. Таким чином, можна буде досягти того, щоб цілі були досягнуті ефективно та результативно.
Так само, точність уникає імпровізації або невизначеності у виконанні. Щоб план працював, він повинен базуватися на реальних даних та на точних і точних міркуваннях.
2. Гнучкість
Організації, звичайно, постійно змінюються, тому планування має бути гнучким, щоб легко адаптуватися до змін. Отже, він повинен мати можливість адаптуватися до змін, які можуть відбутися після складання плану.
Дійсно, у кожному плані має бути вільний пробіл у непередбачених ситуаціях. Пошук нових настанов щодо дій, які дозволяють пристосовуватися до нових ситуацій.
3. Єдність
Важливо зазначити, що, хоча кожному відділу організації призначена конкретна мета або завдання, весь план орієнтований на досягнення спільної мети. Тобто, хоча для кожного підрозділу існують конкретні плани, всі вони повинні узгоджуватися із загальним планом.
Звичайно, всі повинні бути ідеально інтегровані для досягнення адекватної координації функцій, ресурсів та діяльності. Тільки таким чином можна досягти цілей.
4. Доцільність
З іншого боку, план не повинен бути таким амбіційним, щоб його неможливо було досягти. Але не настільки оптимістичним, що здається, що цього дуже легко досягти. Рекомендується, щоб план можна було виконати, пристосовуючи до умов та потреб організації.
Звичайно, планування має бути реалістичним, тому воно повинно бути підготовлене відповідно до реальності, досвіду та ресурсів, якими володіє компанія.
Особливості планування
Основними характеристиками планування є:
- Це інструмент, який використовується для прийняття важливих рішень в організації.
- Процес планування спрямований на оптимізацію досягнення цілей.
- Він прагне адаптувати цілі відповідно до потреб компанії та наявних у неї ресурсів.
- Він визначає конкретні дії, які здійснюються в даний момент для досягнення майбутніх цілей.
- Планування - це раціональний та обдуманий процес.
Типи планування
Серед видів процесів планування ми знаходимо:
1. Стратегічний
У будь-якому випадку стратегічне планування є тим, що визначає настанови щодо дії загального плану організації. Це здійснюється старшими менеджерами компанії. У ньому задіяна вся компанія, як правило, встановлюються та визначаються середньо- та довгострокові цілі.
2. Тактика
З іншого боку, тактичне планування включає конкретні плани для кожного підрозділу або відділу, і вони підпорядковуються стратегічному плану. Вони являють собою дуже докладні плани, оскільки вони визначають порядок дій кожного відділу. Ось чому його ще називають функціональним плануванням.
Зазвичай він включає детальний план для кожної сфери управління компанією і завжди підпорядковується загальному плану компанії. Вони також пов’язані з короткостроковими рішеннями.
3. Оперативний
Зазвичай це короткострокові плани, тісно пов’язані з тактичним плануванням. Вони являють собою дії та заходи, які необхідно здійснювати на найнижчих рівнях організації бізнесу.
Таким чином, оперативне планування визначає, як розподіляються ресурси для реалізації плану. Це короткострокове планування для кожної операційної галузі. Він встановлює кроки, яких потрібно дотримуватися, і час, у який вони повинні бути виконані.
На закінчення можна сказати, що процес планування є важливим для досягнення компанією високого рівня ефективності. Ну, шляхом планування визначаються цілі та завдання, яких передбачається досягти. Крім того, для досягнення цього можна вибрати найбільш підходящий засіб. Без плану людські, фінансові та матеріальні ресурси, якими володіє компанія, не можуть бути належним чином керовані.