Офіційна організація - це та, що планується, і яка встановлює набір правил, структур та процедур, що дозволяють упорядковувати діяльність організації.
Формальна організація базується на розподілі праці, визначенні різних рівнів влади та створенні каналів зв'язку між працівниками.
Її структура та керівні принципи плануються адміністраторами організації та зазвичай відображаються в документах, стандартах, процесах та організаційних схемах.
Відносини поза офіційною організацією вважаються неформальною організацією, що виникають стихійно між колегами.
Складові формальної організації
- Чітко визначений набір правил і процедур: Які раніше були розроблені для того, щоб досягти якоїсь мети чи завдання.
- Цілі та стратегії: Коротко- та довгострокові цілі визначаються разом із стратегіями їх досягнення.
- Символічний статус: Структура надає членам певний статус відповідно до їхнього становища та відносної сили.
- Визначені види діяльності: Організація визначає діяльність кожного члена організації. Встановлені обов'язки та ліміти.
- Канали зв'язку: Існують визначені канали зв'язку, які повинні відповідати ієрархії та процедурам організації.
- Процедури координації: Визначено процедури та механізми координації діяльності різних членів організації.
Походження формальної організації
Витоком організації цього типу є дизайн, створений власниками та адміністраторами, які прагнуть визначити стратегії успішного досягнення своїх цілей.
Існує щонайменше три ключові елементи, що визначають цю організацію:
- Розподіл праці: Він складається з розподілу роботи на декілька основних видів діяльності, щоб працівники могли спеціалізуватися і, таким чином, бути більш продуктивними.
- Департаменталізація: Він полягає у створенні різних підрозділів в одній організації, щоб кожен із них відповідав за певну діяльність чи завдання. Так наприклад: відділ маркетингу або відділ зв’язків з громадськістю. У міру зростання організації департаменти ускладнюються, і зазвичай створюються південні департаменти або підрозділи.
- Контроль: Полягає у створенні механізмів контролю та вимірювання розвитку діяльності організації.
Взаємозв'язок неформальної та офіційної організації
Неформальна організація може доповнювати або зміцнювати офіційну організацію завдяки добрим відносинам та співпраці між членами організації. Однак неформальна організація може також послабити формальну. Це відбувається, коли заздрість, антагонізм або коли неформальна роль сильніша за формальну.
Прикладом, коли формальне не збігається з неофіційним, є те, що, згідно з усталеною органічною структурою, є завідувач кафедри, але на практиці кожен дотримується ідей та вказівок іншої особи, яка, хоча і не має посади начальник, має дуже сильну особистість і лідерство.
Приклад офіційної організації
На наступному зображенні ми можемо побачити організаційну схему, розроблену як частина офіційної організації компанії:
