Етапами адміністративного процесу є планування, організація, керівництво та контроль.
У цій публікації ми розробимо та пояснимо етапи адміністративного процесу. Як зазначено в концепції адміністративного процесу, ми повинні розрізняти фази та стадії. Механічна фаза (планування та організація) та динамічна фаза (направлення та управління).
Дуже важливо розуміти кожен етап послідовно. Усі етапи важливі і взаємопов’язані.
Окреслення етапів адміністративного процесу
Щоб зробити це ще простішим для розуміння, ми підготували такий план адміністративного процесу:
1. Планування
Планування складається з тієї частини, яка відповідає за те, як буде щось робити. Тобто відповідайте на такі запитання, як:
- Чого ми хочемо досягти?
- Що нам потрібно зробити, щоб досягти своєї мети?
- Хто буде керувати кожною частиною процесу для досягнення мети?
- Коли і в які терміни буде здійснюватися кожна дія?
- Які ресурси нам потрібні?
- Де ми можемо взяти ресурси?
- Яка вартість цих ресурсів?
- Які види невдач ми можемо мати і як їх вирішити, якщо вони виникнуть?
- Що ми робимо, стикаючись із невдачею, яку ми не передбачали?
Коротше, мова йде про все, що ми повинні вирішити перед тим, як розпочати. Без планування ми будемо бігати безцільно. І звідки ми знаємо, зовсім не важливо бігати дуже швидко, якщо у нас немає плану.
2. Організація
Після того, як ми склали планування, настав час організуватися. Це дуже просто, щоб розподілити завдання. Якось осмислити всі питання, на які ми намагалися відповісти на етапі планування. На цій стадії адміністративного процесу слід вирішити кілька питань:
- В якому порядку ми будемо дбати про завдання?
- Хто буде керувати кожним завданням?
- Ми будемо виконувати завдання разом, або кожен буде керувати однією справою?
- Приймаючи рішення, чи будемо ми приймати їх демократично?
- Буде ієрархія горизонтальною чи вертикальною?
Хоча ці питання можуть здатися частиною планування, основна увага тут полягає в тому, щоб передати концепцію. Тобто це частина, яка встановлює, як все організовано. Тобто, коли він працює, яких організаційних принципів дотримуються.
3. Адреса
Керівництво, на відміну від того, що думають багато людей, не повинно керувати однією людиною. Нею також може керувати керівна група. Однак керівництво відповідає за допомогу, втручання, підтримку або мотивацію роботи, що проводиться.
Так, наприклад, директори відповідають за вплив на учасників проекту. Або допомагаючи їм, надаючи їм альтернативи, або уникаючи конфліктів між різними частинами організації.
4. Контроль
Контроль, зокрема, визначається як моніторинг результатів та їх вимірювання за допомогою надійних показників. Отже, виходячи із встановлених показників, організація намагатиметься відстежувати діяльність, щоб перевірити, чи дотримується запланований план.
Наприклад, припустимо, що ваша річна мета продажів - 10 000. У плані встановлено, що для досягнення мети в січні повинно бути здійснено 1000 продажів. Перевірка, чи дотримуються ці проміжні цілі, допомагає нам контролювати, чи досягається головна мета.