Управління процесами - це підхід, який розглядає організацію як мережу пов’язаних та взаємопов’язаних процесів. Отже, це спосіб управління організацією на основі процесів, які здійснюються.
Безсумнівно, процес - це послідовність дій, яка спрямована на додавання вартості вкладеному для досягнення результату чи результату. Вся продукція повинна задовольняти потреби або вимоги внутрішнього або зовнішнього замовника компанії.
Звичайно, будь-який процес, будь то простий чи складний, великий чи малий, повинен мати вхід, перетворення та результат. Вхідні дані - це будь-який ресурс або вхідні дані, які необхідно трансформувати. Трансформація - це робочий процес, який додає значення вхідним матеріалам і отримує результат. Результат являє собою кінцевий результат, такий як товар чи послуга, яка зуміє задовольнити потребу.
Крім того, управління, орієнтоване на процес, на відміну від традиційної структури організацій, що базуються на функціях. Основна ідея полягає у додаванні вартості внутрішнім та зовнішнім споживачам. З цієї причини домагаються постійного вдосконалення всіх процесів шляхом їх ідентифікації, опису та документування.
Як дізнатись, чи діяльність є процесом?
Насправді, не всі види діяльності, що здійснюються в компанії, можна розглядати як процес. Щоб розглядати діяльність як процес, потрібно:
1. Майте чітку місію та мету
Кожна діяльність, класифікована як процес, повинна відповідати місії та цілям, встановленим організацією. Ці заходи повинні відповідати тому, що компанія очікує зробити.
2. Діяльність повинна бути точно визначена
Усі члени організації повинні точно знати, як повинен здійснюватися кожен процес. Навіть коли наймають нового працівника, ви можете отримати доступ до документальних джерел, які вказують, як виконується кожна діяльність.
3. Він повинен містити входи та виходи
Звичайно, кожен процес повинен мати вхідні матеріали або сировину, які повинні трансформуватися в кінцевий результат. Цей результат називається результатом процесу, який додає цінності для внутрішніх та зовнішніх споживачів.
4. Постачальників, клієнтів та кінцевий продукт можна визначити
Звичайно, постачальниками будуть усі, хто постачає сировину та матеріали для здійснення процесу. Клієнт буде одержувачем товару або створеної послуги. Тоді як кінцевий продукт - це вихід цінності, яку генерує процес.
5. Діяльність можна розділити на завдання або підпроцеси
Кожен процес може мати одне або кілька завдань, які буде виконувати один або група людей, відповідальних за його виконання.
6. Можна задокументувати
Всі ці заходи можна задокументувати, використовуючи методологію управління процесами, визначаючи час, ресурси та витрати. Весь цей документований запис забезпечує відповідність стандартам якості.
7. Має розподіл обов'язків
Звичайно, процес підрозділяється на завдання, які повинні виконуватися у відділі або в декількох відділах компанії. Кожна діяльність повинна додавати цінності внутрішнім споживачам, якщо мова йде про підпроцес, або зовнішніх, якщо це завершальна стадія виходу із процесу. На кожному кроці повинна бути відповідальна особа за кожен вихід.
Чому важливо базуватися на процесі?
Логічно припустити, що управління процесами визначає процеси, які повинні здійснюватися заздалегідь структурованим способом, постійно переглядаючи їх, щоб знайти можливості для вдосконалення. Це, оскільки, якщо процеси організації постійно вдосконалюються, це допомагає поліпшити загальну функцію організації.
Дійсно, зосередженість на процесах дозволяє всебічно уявити діяльність компанії в цілому та в усьому світі. Він також визнає, що компанія повинна мати горизонтальну структуру, щоб повністю реагувати на цикл процесу.
Крім того, усі процеси прагнуть задоволення споживачів. Якщо говорити про мікропроцес, він включає лише внутрішні процеси, які задовольняють потреби внутрішніх споживачів. Зараз макропроцес включає як внутрішні, так і зовнішні процеси для задоволення внутрішніх і зовнішніх споживачів організації.
Подібним чином, орієнтуючись на процеси, компанія зможе досягти конкурентних переваг, оскільки цей тип адміністрування надає пріоритет задоволенню споживачів. Це означає, що компанії змушені максимізувати свою ефективність. Отже, надзвичайно важливо, щоб організації прагнули постійно вдосконалювати свої процеси і, в свою чергу, компанії в цілому, пропонуючи кращі рішення проблем клієнтів.
Переваги управління процесом
Управління процесами має наступні переваги:
1. Зменшити непотрібні внутрішні витрати
Для початку компанія може зменшити непотрібні витрати в рамках своїх процесів, оскільки вона може усунути завдання або кроки, які не додають вартості. Тому, якщо непотрібні кроки усуваються, витрати також усуваються.
Усуваючи діяльність, що не додає вартості, процес стає більш точним, і компанія може більше зосередитись на задоволенні вимог, потреб та очікувань клієнтів. Все разом це економить такі ресурси, як час, гроші та людські зусилля.
2. Скоротити терміни доставки
Потім, терміни виконання або терміни виконання можна скоротити, визначивши час простою циклу процесу. З цієї причини процеси усуваються та впорядковуються.
3. Покращує якість та сервіс, що сприймаються замовником
З іншого боку, покращуючи якість та пропоновані послуги, клієнт краще задовольняє їхні потреби. Змусити клієнтів підтримувати стосунки з компанією.
4. Включіть додаткові види діяльності
Так само, такий підхід дозволяє дуже легко додати додаткові переваги обслуговування клієнтів. Ці сукупності послуг мають низьку вартість і легко сприймаються клієнтом.
Характеристика організацій, що використовують управління процесами
1. Процес переважає над структурою
По-перше, компанії, які застосовують управління процесами, вважають, що структура компанії є не що інше, як інфраструктура для здійснення процесів. Тому вони надають значення процесам, а стратегії розробляються на основі процесів.
2. Його організація є поперечною
По-друге, управління процесами змушує організації конфігурувати себе як сукупність або систему процесів та підпроцесів, що дозволяють досягти цілей. Головною метою всіх процесів є створення цінності для споживача.
3. Використання інформації
По-третє, організації приділяють велике значення інформації про різні процеси та заходи, які необхідно проводити. Постійний потік інформації необхідний для успішного функціонування у всіх процесах та в загальній діяльності компанії.
4. Вони є генераторами вартості
Нарешті, організації, які застосовують управління процесами, є генераторами цінності. З тієї самої причини, що вона базується на процесі, кожен вихід є додатковою вартістю завдяки продуктам та послугам, які вони пропонують. І це основна мета будь-якого процесу.
Етапи управління процесом
Найважливішими етапами впровадження управління процесами є:
1. Інформація, навчання та участь
Управління процесами - це новий спосіб управління. Тому дуже важливо, щоб усі були проінформовані та навчені перед впровадженням процесів. Крім того, кожен повинен бути проінформований про цілі, яких прагне процес, які його етапи та яка співпраця потрібна.
2. Ідентифікація процесів
Звичайно, процеси повинні бути чітко визначені. Тому слід скласти перелік усіх процесів, які здійснюються. Кожен процес повинен мати:
- Ім'я.
- Діяльність та кроки, які ви повинні зробити.
- Карта процесу.
3. Вибір відповідних процесів
Слід зазначити, що відповідні процеси - це ті, які додають найбільшу вартість і дуже важливі для ефективної роботи компанії. З цієї причини вони мають значний вплив на стратегічні цілі компанії.
4. Встановіть відповідального
Після визначення відповідних процесів їм призначається менеджер. Відповідальна особа повинна мати відповідальність та самостійність, необхідні для виконання стратегічних цілей.
5. Аналіз процесу та виявлення проблем
Кожен процес аналізується незалежно від того, відповідає він запропонованим цілям чи ні. Якщо хтось із них не зустрічається з ними і створює проблему, їх слід переробити належним чином.
6. Виправлення задач
Після виявлення проблем, які найбільше впливають на цілі та клієнтів, для них шукають рішення. Це визначає дії, яких слід дотримуватися, щоб не впливати на результативність процесу та організації в цілому.
7. Використання показників
Нарешті, процеси будуть періодично оцінюватися. Від цієї оцінки залежатиме, чи відповідають вони запропонованим показникам. Показники дуже важливі для аналізу реальної ефективності процесів і для того, щоб визначити слабкі місця. Все це для того, щоб застосувати коригувальні заходи.
На закінчення можна сказати, що управління процесами підвищує ефективність діяльності організацій. Це тому, що його успіх залежатиме від адекватного виконання його процесів, які повинні бути чітко задокументовані. Але, перш за все, вони повинні бути спрямовані на створення цінності для споживача.