Обсяг проекту - це сукупність процесів, необхідних для завершення проекту. У цьому сенсі такі процеси, як його проектування, виконання та управління. Обсяг встановлюється зацікавленими сторонами проекту.
Коли організація думає про проект, вона повинна зробити кілька попередніх оцінок. Це стосується фінансової оцінки проекту, правової, екологічної, соціальної, економічної оцінок тощо. Поки, нарешті, і, отримавши сприятливі результати в цих описаних оцінках, не вирішено розпочати проект.
Але на додаток до еволюції, запуск проекту також означає визначення того, яким буде радіус дії проекту, а також усього, що потрібно для його виконання. З цієї причини важливо знати його сферу застосування та визначити її заздалегідь.
Сфера цілей
Проект може бути від методу вирішення проблеми, поліпшення ситуації в організації, до інвестицій, зроблених у щось, що в майбутньому принесе користь. Але важливо знати, що проект не вирішить усіх аспектів організації, а лише ті, в яких пов’язані його цілі.
Наприклад, якщо компанія вирішить побудувати новий склад для зберігання запасів, цей проект вирішить проблеми з простором, запасами, виробництвом (оскільки, маючи більше місця для зберігання, він може виробляти трохи більше) та швидшого розподілу.
Це пов’язано з більшим наявним запасом, що дозволить частіше відправляти товари. Однак цей проект не повинен впливати на якість продукції, що виробляється, оскільки його цілі пов'язані зі запасами, площею та зберіганням. Але не в попередньому виробничому ланцюзі.
Сфера зацікавлених сторін
Сфера проекту - це процес, який планується з людьми, які зацікавлені в проекті, або тому, що вони беруть безпосередню участь у ньому (інженери, бухгалтери, керівники та менеджери), або тому, що вони фінансують цей проект.
Визначення сфери діяльності зацікавлених сторін є важливим, оскільки воно визначає, як і коли вони братимуть участь у проекті.
- Інженери на стадії проектування та нагляду.
- Бухгалтери під час виконання контролювати витрати;
- Керівники на етапі виконання завдання
- І інвестори до, під час та після, але лише з метою підзвітності.
Це дозволяє проекту не втручатися надмірно з особистими вдячностями, залишаючи кожного учасника брати участь у способі, який відповідає їм.
Сфера діяльності
Діяльність проекту, від його задуму, проектування, фази виконання до фази закриття, повинна бути визначена зі списку та подальшого програмування із зазначенням відповідних менеджерів, необхідних фінансових та операційних ресурсів. У цьому сенсі для кращого моніторингу кожного етапу можна використовувати діаграму Ганта або програмні засоби управління проектами.
Сфера діяльності дозволяє, в свою чергу, обмежити час реалізації проекту, необхідних людей та фінансові та нефінансові ресурси для його реалізації.
Чи можна змінити обсяг проекту?
Звичайно так. І дуже ймовірно, що проект потребує змін у своєму обсязі, оскільки дуже важко встановити повністю напористу базову лінію, оскільки діяльність та ресурси плануються, не знаючи можливостей, які можуть з’явитися.
Важливим у цьому сенсі є те, що всі зацікавлені сторони знову беруть участь у змінах обсягу проекту, щоб дати своє схвалення та бути в курсі нових програм та коригувань.
Однак не є хорошим знаком вносити занадто багато змін до обсягу проекту, оскільки це свідчить про те, що було багато аспектів, які не були передбачені. Отже, це причина неможливості технічного планування.
У цьому сенсі рекомендується, щоб при вивченні обсягу проекту, якщо зацікавлені сторони не мають достатнього досвіду для його визначення, був залучений експерт у цій галузі або подібні проекти, щоб висловити свою оцінку та рекомендації. Таким чином, ми також можемо мінімізувати ризики, пов'язані з необхідністю постійно змінювати проект. Ну, а якщо так, то цим би ми витратили більше ресурсів, одночасно з тим, щоб терміни їх завершення та отримання вигод були подовжені.
Обов'язки в рамках проекту
Принцип управління управління полягає у встановленні людей, відповідальних за кожну стратегічну лінію. Таким чином, в управлінні проектами важливо знати, хто буде відповідати за кожен етап. Таким чином, можна вимагати звітів для подальшого управління проектами. І, крім того, ми зможемо знати, чи правильно воно здійснюється в рамках проектного циклу.
Відповідальними є ті, хто зможе попередити про необхідність продовження часу, збільшення ресурсів або людей.
Коротше кажучи, обсяг проекту - це попередня структура часу, ресурсів, людей, цілей та очікуваних результатів проекту, яка розробляється разом із групою людей, які беруть участь та / або отримають від цього вигоду.
Хоча обсяг проекту може зазнати змін, доцільно планувати його гнучко та з реалістичним оглядом його виконання та результатів. Мета цього - не зазнати розчарувань, які не були передбачені з достатньою технічною строгістю.