Оцифровка - це процес, за допомогою якого аналогові процеси та фізичні об’єкти перетворюються в цифровий формат.
Іншими словами, оцифровка - це процедура, за допомогою якої певні операції можуть починати виконуватися через цифрові носії, такі як комп’ютери чи смартфони, як правило, за допомогою з’єднання з Інтернетом.
Подібним чином, оцифрування відноситься до зміни формату статей чи документів з фізичного на цифровий. Тобто файлів більше немає на папері для переміщення на екран.
Варто уточнити, що оцифровка - це процес, який здійснюється не лише компаніями чи установами. Швидше, це зміна способу управління людьми всілякою інформацією - від фінансової чи банківської до фотографій, які більше не друкуються для розміщення в альбомі. Натомість фотографії тепер зазвичай зберігаються у цифровому файлі та можуть бути завантажені, наприклад, у хмару.
Переваги та недоліки оцифрування
Серед переваг оцифрування можна виділити наступне:
- Це дозволяє економити на папері та друкарській фарбі, оскільки документи архівуються цифровим способом.
- Продовжуючи попередній пункт, використовуючи менше паперу, менше відходів утворюється, допомагаючи довкіллю.
- Цифровими документами легше ділитися. Наприклад, уявімо, що ми проводимо процедуру з установою, яка знаходиться в іншому місті чи країні. Потім документи можна надіслати електронною поштою, прийшовши негайно. Це замість того, щоб надсилати відповідні папери поштою, що займе дні чи тижні.
- Знайти файл простіше, коли він знаходиться на цифровому носії. Це порівняно з тим, що це пошук конкретного документа серед купи паперу.
- Оцифровка також бореться з неформальною економікою та корупцією уряду.
Однак оцифровка також має деякі мінуси:
- Не всі люди можуть легко ознайомитися з цифровими носіями, особливо якщо вони вже старі. Отже, навіть якщо організація змінює кілька своїх процедур на цифрові, деяким користувачам буде незручно або неохоче до нової системи.
- Цифровий не завжди є безпомилковим. Можливо, через людську помилку або вірус, файли втрачаються.
- Оцифрування зазвичай не відбувається негайно, потрібен певний час, щоб мати можливість передати всі файли, наприклад, компанії, з фізичного на цифровий носій.
- Коли люди діляться документами чи інформацією на цифрових носіях, завжди може бути ризик того, що дані потраплять до рук недобросовісних людей, таких як хакери.
Приклад оцифрування
Уявімо, що банківська компанія в рамках процесу оцифрування вирішила дозволити виписки з кредитних карток надсилати поштою. Вони будуть робити це поступово, починаючи із стягнення додаткової суми за відправлення фізичного документа. Таким чином, споживачам рекомендується отримувати інформацію лише електронною поштою.
З часом все менше клієнтів банку повинні бути готові платити за отримання їх паперової виписки.
