Внутрішній контроль - це процедура, яка є частиною контролю над ресурсами та активами компанії та служить для ведення обліку її діяльності та простежуваності.
У міру зростання компаній стає все важче відстежувати, що відбувається з їх ресурсами, активами, інструментами та людьми.
Ось чому стало необхідним встановити механізм, який дозволяє реєструвати використання цих ресурсів, а також діяльність.
Приклади внутрішнього контролю за фінансовими ресурсами та активами
Деякі види внутрішнього контролю, що застосовуються до товарів, - це перевірка в’їзду та виїзду транспортних засобів, що належать компанії. Це контролює активність транспортного засобу, знос, витрату палива та відповідальну за це особу.
Маючи справу з службовими транспортними засобами, водії повинні мати журнал, де фіксуються початок і кінець подорожі, а також час кожного етапу.
Інший приклад - контроль запасів матеріалів на складі. Системи FIFO та LIFO обов'язково вимагають перевірки внутрішнього контролю, щоб знати дати та типи матеріалів або інвентарю. Це бухгалтерський вхід, який також може бути використаний для амортизації товарів.
Щодо фінансових ресурсів, перед виконанням витрат здійснюється внутрішній контроль, наприклад, у GAV (адміністративні витрати та витрати на продаж), які походять від завдань цих функцій. Однак його слід контролювати, щоб не перевищити необхідного для цього виконання протягом періоду.
Наприклад, якщо протягом місяця продажів потрібно купувати аркуші паперу, олівці та чорнило для принтера, внутрішній контроль повинен мати оцінку витрат щомісяця і перевіряти це щомісяця, щоб захистити цю маржу витрат.
Резервні копії внутрішнього контролю
Подібно до того, як миттєво реєструється ресурс та діяльність, важливо архівувати його, щоб створити файл щодо кожного керованого елемента.
Існує різне програмне забезпечення для внутрішнього контролю, яке компанії можуть найняти, або достатньо електронної таблиці Microsoft Excel, якщо вона замовлена.
Щоб уникнути втрат, ви можете придбати віртуальну хмару сховища та завантажити туди ці файли, щоб уникнути їх втрати.
Якщо у вас також є паперова підтримка з підписами відповідальності, зручно оцифрувати ці документи. Наприклад, через сканер і подальше спорожнення до цифрових папок.
Керівники внутрішнього контролю
Люди, відповідальні за дії внутрішнього контролю, повинні бути впорядкованими, організованими та здатними працювати в сценаріях високого попиту, оскільки, наприклад, вони могли контролювати багато елементів одночасно: фінансовий контроль витрат, контроль запасів, контроль використання активів компанії та контроль в'їзду та виїзду людей.
Якщо щось не вдається в цьому процесі реєстрації, це може мати відхилення в реальній дійсності та капіталі компанії щодо її активів. Саме з цієї причини внутрішній контроль повинен бути частиною впорядкованої та ланцюгової системи операцій.
Внутрішній контроль забезпечує цінну підтримку оперативного управління організацією, забезпечуючи прозорі та безпечні процеси відстеження.
Тому його важливість полягає в тому, що компанії, незалежно від їх структури та розміру, впроваджують якусь систему внутрішнього контролю, щоб краще вести облік своїх активів і мати можливість діагностувати, де є логістичні відхилення, щоб постійно вдосконалити процеси в ланцюжку створення вартості.