Аналіз процесу - це методологія, яка описує різні етапи, з яких складається процес.
Важливо зазначити, що аналіз кожного з етапів процесу є важливим, оскільки деякі з них додають вартість, а інші лише утворюють відходи. Аналіз дозволяє виявити ті етапи, які є негативними для функціонування компанії. При проведенні аналізу процесу домагаються зменшення або усунення етапів, що спричиняють утворення відходів.
З іншого боку, знання та розуміння того, як працюють процеси, допомагає поліпшити та забезпечити конкурентоспроможність компанії. Це, оскільки це дозволяє загалом вивчити, як працюють процеси, і навіть отримати числові дані. Ці дані містять показники часу, необхідного для процесу, кількості відходів, кількості залучених людей та необхідних витрат.
Зрештою, під час проведення аналізу процесу шукають окремих етапів, що складають процеси. Потім вивчіть кожен крок окремо, щоб остаточно визначити, чи він працює належним чином, чи ні, шукайте шляхи їх вдосконалення.
Важливі поняття в аналізі процесів
Перш за все, найбільш значущими поняттями, якими слід оволодіти для кращого розуміння аналізу процесу, є:
Що таке процес?
Процес - це сукупність етапів або заходів, пов’язаних з метою досягнення певного результату. Кожен процес включає ряд входів, які трансформуються для отримання результатів. Виходи відповідають кінцевому або очікуваному результату.
Що таке аналіз?
Тепер аналіз - це метод, який полягає у виявленні компонентів, що складають ціле або одиницю. Потім ми приступаємо до розділення кожного з компонентів. Кожен компонент повинен бути детально вивчений, щоб знати його характеристики, його природу та принцип роботи.
Кроки для розробки аналізу процесу
Основні кроки для проведення аналізу процесу такі:
1. Ідентифікація процесів
Щоб розпочати аналіз процесу, спочатку слід визначити процеси, що викликають проблему. Це, з метою їх вдосконалення. Необхідно вдосконалити процеси, які не відповідають встановленим цілям.
2. Призначити робочий колектив
Після виявлення процесів, що підлягають вдосконаленню, наступним кроком є визначення групи людей, яка повинна їх переглянути та проаналізувати. Найбільш доречним буде вибір тих людей, які знають про процеси або пов’язані з ними.
Робоча група повинна складатися з:
- Людина, яка бере на себе роль керівника команди.
- Керівник компанії, який має здатність приймати рішення.
- Група робітників, знайомих з процесом.
- Працівники інших відділів, які хочуть уважно стежити за вдосконаленнями.
3. Створіть схему процесу
Далі складається схема процесу. Ця діаграма спрощує графічну візуалізацію процесу, який потрібно вдосконалити. Діаграма дозволяє зрозуміти процес просто і покласти на кожного члена команди відповідальність за завдання, які вони повинні виконати. На цьому кроці зручно визначити дати початку та закінчення аналізу процесу.
4. Знати поточну ситуацію процесу
Цей крок дозволяє знати, як розвивається процес. Згодом потрібно шукати оптимальний спосіб його реалізації, щоб отримати кращі результати. Для досягнення вдосконалення процесу важливо знати думку залучених працівників. Необхідно також переглянути числові дані про ефективність процесу, яка кінцева мета процесу та перешкоди, які можуть на нього впливати.
5. Визначте аспекти вдосконалення
Після знання поточних показників процесу важливо визначити, які аспекти необхідно вдосконалити. Аспекти, що підлягають вдосконаленню, повинні співвідноситися з очікуваними цілями процесу.
6. Переплануйте вдосконалений процес
Нарешті, після виконання всіх попередніх кроків новий вдосконалений процес перероблений. Цей редизайн можна виконати з усією інформацією, яка була отримана протягом вищезазначених етапів. Переробка нового процесу повинна бути зосереджена на досягненні цілей. Якщо очікувані цілі досягнуті, аналіз проходить успішно, і компанія буде працювати ефективніше.
Переваги проведення аналізу процесу
Безперечно, метою проведення аналізу процесу є не лише збір даних та інформації. Важливим є те, що отримані дані та інформація можуть бути використані для відповідного та необхідного вдосконалення процесів. В іншому випадку ви витрачали б лише час, сили та ресурси.
Переваги, яких можна досягти за допомогою цієї методології, є:
- Поліпшити якість процесів.
- Підвищити ефективність роботи компанії.
- Зменшити витрати на впроваджені процеси.
- Спростіть роботу та діяльність.
- Зробіть роботу загалом більш ефективною та безпечною.
Види аналізу процесу
Два найважливіші типи аналізу процесу:
- Аналіз завдання процесу: При аналізі завдань процесу основна увага приділяється діяльності та завданням, які виконують люди. Тому найголовніше в цьому аналізі - це люди або те, що вони роблять.
- Аналіз продуктів виробництва: Аналіз продукції фокусується на тому, що можна зробити з об’єктом. Найголовніше - це предмет або те, що з ним можна зробити.
Звичайно, в аналізі ви можете знайти порядок кроків усього процесу. Ці кроки та їх відповідний порядок можуть бути представлені графічно з використанням певної символіки.
Робочий лист для аналізу процесу
Як правило, для проведення аналізу процесу ви можете використовувати простий аркуш, який повинен мати такі стовпці:
- Кількість: Тут зазначається номер, що відповідає кожному з етапів процесу, відповідно до необхідного порядку.
- Кроки: Стовпець кроків використовується для запису та опису кожного із кроків, яких необхідно виконати в процесі.
- Потік: Символіка, що використовується для візуалізації потоку процесу, розміщується в стовпці потоку.
- Погода: У цій колонці використовується відповідна одиниця виміру часу, щоб записати результати кожного кроку.
- Графічні символи: У цьому розділі правильний порядок кожного з кроків процесу представлений символами.
Аркуш аналізу процесу буде представлений таким чином:
На завершення ми закінчуємо тим, що аналіз процесів є дуже корисною методологією для будь-якої компанії, оскільки коли проводиться адекватний аналіз процесів, дуже легко визначити та оцінити всі етапи, які підлягають вдосконаленню в сучасних процесах якийсь тип проблеми. Крім того, це допомагає приймати рішення щодо переробки процесів, які необхідно вдосконалити, щоб досягти цілей.