Управління проектами - це процес, який забезпечує розробку проекту від початку до кінця з усіма призначеними ресурсами та у запланований час.
Управління проектами - це дисципліна, яку вивчали переважно з досвіду. На відміну від того, що відбувається з управлінням бізнесом загалом, існує не так вже й багато бібліографії.
І це те, що проекти можуть мати різну природу; комерційні, екологічні, юридичні, освітні тощо. і для кожної області існують обмеження та фактори, які можуть вплинути на те, щоб проект зазнав змін у своєму первісному дизайні, поширюючись у часі чи в ресурсах.
Особливості управління проектами
Важко вказати на це у визначенні, але його можна спростити наступним чином.
Проект має мету, яку необхідно розбити на кілька більш конкретних. Так, дуже схоже на розслідування, але для цього випадку для кожної конкретної мети повинні бути принаймні такі компоненти:
- Час виконання.
- Мета виконання.
- Пов’язані ресурси.
- Графік виконання (наприклад, з березня по грудень, включаючи всі неробочі дні, такі як святкові та державні свята).
- Показники моніторингу.
- Відповідальний за цю мету.
Дуже корисним інструментом для управління проектами є діаграма Ганта, яка дозволяє графічно візуалізувати проект, розподіляючи кожен з його етапів у кольорі.
Ще одним дуже важливим моментом є постійний моніторинг та план дій на випадок непередбачених ситуацій для кожного випадку.
При розробці проекту добре скласти перелік можливих ризиків та заходів, які слід вжити для їх реалізації. Це дозволить вам діяти швидко, не імпровізуючи.
Постійно дивіться на діяльність та бюджет
Виконання заходів має відповідати процентному співвідношенню бюджету на сьогодні, тому важливо встановити етапи. Наприклад, проект із трьома етапами:
- 1: З березня по червень 30% заходів та 20% бюджету
- 2: З червня по вересень 50% діяльності та 50% бюджету
- 3: З жовтня по грудень 100% діяльності та 100% бюджету
Беручи вищевикладене, було б небезпечно, якби, наприклад, на етапі 2 було виконано лише 40% заходів, і тим не менше було витрачено 50% бюджету. Це залишає на 10% скорочення ресурсів, які необхідно коригувати в процесі, роблячи проект вразливим до подальших змін.
Ще одне читання цього прикладу полягає в тому, що останній квартал має дуже рухливе та інтенсивне виконання, оскільки половина проекту розроблена, тому дуже важливо контролювати його.
Як правило, існує тенденція думати, що проекти мають пропорційне виконання. Тобто діяльність розподіляється рівномірно протягом усього періоду, але насправді це буде залежати від типу проекту, який виконується.
Якщо це освітній проект, логічно це слід адаптувати до місяців, коли учні навчаються в школі, залишаючи місяці канікул безкоштовними або з меншою кількістю заходів.
Інший важливий приклад пов’язаний з погодою. Наприклад, будівельні проекти мають затримки в зимові місяці, оскільки дощі або холод спричиняють зміни та надзвичайні ситуації.
Коротше кажучи, управління проектами вимагає попередньої оцінки у фінансовій, технічній, екологічній, правовій та комунікаційній сферах, щоб побачити, який вплив це матиме на навколишнє середовище або які удари воно може зазнати під час свого розвитку.
Ось чому кожного разу проекти складаються з міждисциплінарних команд, які надають знання з різних областей з метою зменшення невизначеності та досягнення бажаного виконання у запланований час. Зрештою, це було б успішним управлінням проектами.
