Нульовий бюджет - це документ, який відображає, скільки і куди розподіляються ресурси компанії, з метою досягнення більшої прибутковості та ефективності шляхом перерозподілу статей витрат.
Іншими словами, нульовий бюджет виходить за рамки звичайного бюджету або стандартного звіту.
Це фінансова та бухгалтерська методика, яка дозволяє нам виявляти неефективні та навіть марні витрати. Починаючи з цієї бази, метою є просування статей витрат, що мають більший позитивний вплив на компанію. Як Зменшуючи або змушуючи зникати ті, що не варті того.
Поширений приклад, коли подібні витрати подвоюються. Може бути так, що компанія уклала дві одночасні лінії Інтернету у різних провайдерів. У цьому випадку нам слід розглянути можливість усунення одного з двох постачальників та збереження того, який надає нам однакову послугу, за найнижчою ціною.
Етапи нульового бюджетування
Під час підготовки нульового бюджету необхідно дотримуватися низки кроків, щоб результат був таким, як ми справді очікуємо. Очікується, що цей бюджет перетворить компанію загалом. Це, оскільки перерозподіл витрат вплине на всі рівні та відділи цього.
Тоді процес складання нульового бюджету здійснювався б так:
Таким чином, на основі цих п’яти етапів можна здійснити зміни на всіх рівнях організації практично всебічно.
- Постановка першочергової мети: Можливо, перед тим, як почати розробку роботи, чітко визначити, що нульовий бюджет передбачає те, чого ми хочемо досягти чи вдосконалити в нашій компанії. Приклад трапляється, коли метою є зменшення витрат для компенсації певної низької фази доходу компанії. Це трапляється, якщо компанія володіє бізнесом, який працює краще в певні сезони року. Хорошим прикладом цього є тематичні парки влітку та взимку.
- Визначення рівнів прийняття рішень: Цей етап відповідає за визначення рівнів контролю, що встановлюються між різними командними рядками компанії. Для цього оптимальним є мало ліній, але з великою плавністю спілкування та присутністю, в якій майже всі рівні можуть почуватися ідентифікованими. Прикладом є випадок великої компанії, яка розділена на безліч відділів. Для того, щоб між ними був хороший зв'язок і рухався в одному напрямку, команди відділів разом із загальними командами роти повинні бути чітко визначені. Таким чином, можна виявити та проаналізувати проблеми, які можуть існувати, наприклад, у різних підрозділах.
- Розробка стратегій прийняття рішень: На основі однієї або декількох визначених цілей та ефективних рівнів прийняття рішень ми перейдемо до реалізації стратегії, яка дозволяє нам досягти цілей на всіх рівнях. Прикладом є мінімальні цілі, встановлені в трудових договорах, які отримують різну винагороду відповідно до реалізованої продукції чи послуг.
- Виконання стратегій: Тут починається стратегія, розроблена на всіх рівнях організації для досягнення встановлених цілей. На цьому етапі випробовуються цілі та нова реальність компанії, і вносяться певні зміни для вдосконалення процесу. Деякі випадки, які можуть слугувати прикладом, - коли керівництво середнього рівня вважає, що цілі перевищують або нижче можливостей його відповідального персоналу. Отже, мінімальне навантаження, яке потрібно досягти, буде знижено або збільшено.
- Огляд процесу: На цій заключній стадії процесу перевіряється, чи дотримуються цілі, терміни та спосіб розробки стратегії. За допомогою цього вони хочуть ідентифікувати, наприклад, пороки, які можуть виникнути. Дещо частим випадком є накопичення певних загальних витрат без визначення їхньої конкретної корисності чи призначення. Можливість, таким чином, лікуватися від придбання кави для працівників до фоліо для офісу. Визначення цих витрат дозволяє нам проаналізувати потреби компанії та способи покращення процесу.
Таким чином, хоча процес має п’ять стадій, і кожна з них вимагає попередньої, яка передує йому, залежно від бізнес-моделі та її потреби, вона може бути адаптована ще більше етапів.
Переваги та недоліки нульового бюджетування
Враховуючи, що нульовий бюджет вимагає великої роботи і впливає на те, як все робиться в компанії, наступне розкриє сильні та слабкі сторони, які може спричинити його впровадження та реалізація:
Враховуючи, що переваги переважують недоліки лише завдяки правильному виконанню процесу, на всіх рівнях вигідно прийняти нульовий бюджет.
Іншими словами, успішно завершивши кожну зі стадій процесу, компанія переходить від ситуації певної неефективності та невизначеності до визначення певних цілей, обмеженого бюджету та перерозподілу ресурсів. Це зробить компанію більш економічно стійкою.
Приклади бюджетування на основі нуля
Ситуації, в яких реалізація нульового бюджету призвела до виявлення певних дисбалансів або проблем у компанії, буде пояснено нижче:
- Дублювання витрат: Визначте дублікати витрат, тобто вони надають однакові послуги, і одна компанія, яка надає їх, нам корисна. Прикладами можуть бути телефонія, передплата подібного програмного забезпечення, придбання продуктів однакової природи тощо.
- Виявлення зайвих або непотрібних витрат: В процесі нульового бюджету ми можемо знайти статті витрат, які не мають жодного сенсу. Прикладами можуть служити витрати на надбавки працівникам, які нікуди не їдуть.
- Прогноз витрат: Ми намагаємось витрачати відповідно до потреб компанії, без надмірностей. Це трапляється, наприклад, у сезонних підприємств, які повинні адаптувати розподіл ресурсів відповідно до літнього періоду. Прикладом є те, що для ресторану морозиво купуватиметься в більшій мірі влітку, ніж взимку.
- Розподіл витрат відповідно до коефіцієнтів: Незважаючи на те, що всі департаменти можуть мати свій власний розподіл, департаменту, який має найвищу рентабельність інвестицій щодо того, що в нього вкладено, буде найвигідніше збільшити інвестиції в нього. Одним з підрозділів, який значною мірою покладається на цей тип бачення, є відділ маркетингу.
Ось деякі ситуації, які можна зустріти в компаніях. Залежно від сектору, розміру та бізнес-моделі організації, ті чи інші моменти вдосконалення чи виправлення, як правило, будуть знайдені під час складання нульового бюджету.
Витрати за замовчуванням
