Типи замовлень - це різні форми запитів на придбання матеріалів або послуг, які компанія робить своїм постачальникам.
Важливо сказати, що запит на замовлення робиться відділом закупівель компанії. Ці замовлення формулюються відповідно до вимог до матеріалів та послуг, що пред'являються виробничими або складськими відділами.
Зі свого боку, виробничий відділ висуває ці вимоги, враховуючи, що організація постачає ті товари та послуги, які будуть необхідні для здійснення виробничого процесу.
Тим часом склад або відділ складу роблять це, щоб мати необхідну наявність продуктів. Це, щоб задовольнити запити клієнтів, які купують продукцію, яку продає компанія.
Види замовлень
Існують різні класифікації замовлень, серед найважливіших можна відзначити наступне:
1. За умовами, встановленими між сторонами
Відповідно до умов, встановлених між сторонами, накази можна класифікувати на:
до. Умовний порядок
Звичайно, умовне замовлення - це тип замовлення, виконання якого обмежується набором комерційних умов, які покупець вимагає від продавця. Ці умови можуть мати певні переваги, такі як знижки, способи оплати, терміни доставки та умови щодо майбутнього попиту.
Отже, виконання угоди буде залежати від прийняття продавцем умов контракту. Тобто ця форма замовлення називається пропозицією замовлення.
b. Тверде замовлення
Цей тип замовлення відбувається, коли покупець і продавець домовляються про всі встановлені умови. Він не вимагає будь-яких переговорів або модифікацій для відповідності. Це з огляду на те, що всі умови були попередньо встановлені та відповідний контракт підписаний. Документ - це вже примітка про замовлення.
2. За запитуваним об’єктом
Відповідно до запитуваного об’єкта замовлення можуть бути:
до. Запит на послуги
Звичайно, це офіційний запит про надання послуги або завдання клієнтом. Ця функція може включати або не включати матеріали, необхідні для виконання завдання. Якщо ви не включите матеріали, запитувач замовлення несе відповідальність за вартість матеріалів.
b. Замовлення матеріалів
Порядок матеріалів використовується компаніями, які вимагають певної продукції чи матеріалів для виконання своїх завдань і здатності функціонувати. Це можуть бути фабрики, які перетворюють матеріали на продукцію, або дистриб’юторські компанії, які продають продукцію. Тобто матеріали можна використовувати для споживання або для поповнення запасу продукції.
3. За призначенням матеріалу
Залежно від місця призначення запитуваного матеріалу, замовлення можуть бути:
до. Замовлення на заміну
Безсумнівно, замовлення на поповнення вимагає склад або відділ складу компанії. Ці вимоги висуваються для того, щоб підтримувати мінімальний обсяг запасів, необхідний компанії. Це для того, щоб ефективно відповідати рутинним вимогам внутрішніх або зовнішніх клієнтів компанії.
b. Надзвичайний запит споживача
Надзвичайний порядок може бути створений, коли компанія має достатній рівень постачання цих матеріалів у процесі зберігання. Але, оскільки компанія очікує більшого споживання або більшого попиту, вона робить надзвичайні замовлення. Таким чином, їй вдається відповідати, адекватно відповідаючи вимогам ринку.
4. За формою замовлення
Що стосується форми, то замовлення класифікуються як:
до. Звичайний порядок
Очевидно, звичайне замовлення розміщується звичайним способом, щоб покрити постачання на короткі періоди часу. Цей час може бути від тижня, місяця або відвідати певний сезон. Як правило, ці замовлення робляться відповідно до політики постачання, що застосовується компаніями. Тобто вони реагують на нормальне постачання, яке вимагає організація.
b. Планове замовлення
З іншого боку, заплановане замовлення робиться на основі історичних даних про закупівлі компанії, враховуючи регулярні періоди розміщення замовлень. Таким чином зменшуються витрати на управління та придбання матеріалів. Це пов’язано з тим, що компанія, плануючи замовлення, купує великі обсяги.
Звичайно, цей тип замовлення потребує контролю за датами, встановленими для поставок, оскільки збій у відправленнях може вплинути на кількість необхідних запасів.
c. Відкрите замовлення
Комерційне замовлення відбувається, коли є зобов’язання придбати матеріали та вироби у великих обсягах. Але поставки здійснюються в менших кількостях, відкладаючи терміни доставки. Ці замовлення можуть обробляти приблизні кількості, які отримуються поступово.
Як можна оформити будь-який тип замовлення?
Накази повинні бути оформлені, щоб відповідність була ефективною. Найпоширеніші способи підтвердження замовлення:
1. Використання телефону
Перш за все, підтвердження замовлення може бути здійснено за допомогою телефонного зв’язку. Але для оформлення замовлення зручно використовувати письмовий документ, зробивши підтвердження по телефону.
2. Використання письмових засобів спілкування
По-друге, використання письмових засобів масової інформації. Найпоширенішими формами письмового спілкування є листи, факс та електронна пошта. Письмові форми мають ту перевагу, що всі умови формально встановлюються між покупцями та продавцями.
3. Примітка про замовлення
По-третє, примітка про замовлення - це друкований документ, що містить найважливіші дані для полегшення введення інформації та прискорення процесу. Це полегшує процес купівлі-продажу.
4. Через комерційного агента
Крім того, замовлення може бути оформлено, коли комерційний агент доставляє форму замовлення, а потім підписується для виконання.
На закінчення можна сказати, що існують різні типи замовлень. Вони пристосовані до конкретних потреб та вимог кожної компанії. Тепер, що повинно бути зрозуміло, це те, що, незалежно від типу замовлення, яке використовується, замовлення повинно чітко включати всі умови продажу, які є важливими для компанії.
Ці умови, такі як ціни, знижки, терміни доставки, якість та будь-які інші, що можуть представляти інтерес, повинні встановлюватися якомога точніше. Це, щоб не породжувати різних інтерпретацій.