Документ - це письмовий запис, фізичним або віртуальним способом, який відображає характеристики події чи обставини.
Тобто документ є свідченням про подію чи ситуацію. Це може бути текст, написаний на папері (або інша матеріальна підставка, наприклад, картон), або файл, збережений на електронній підставці.
Документ може бути використаний для фіксації відповідного факту. Наприклад, якщо людина закінчує навчання в університеті, вона може вимагати від навчального закладу листа з усіма складеними предметами та отриманими оцінками.
Так само документ може бути результатом роботи. Наприклад, якщо дослідник проводить дослідження про можливий вплив забруднення на світову економіку, це буде перекладено на текст. Це буде академічний документ.
У найбільш повсякденному середовищі всі люди, коли ми проводимо процедури перед владою, використовуємо документи для підтвердження фактів, які ми хочемо продемонструвати. Найпоширенішим є документ, що посвідчує особу, де ви можете переглянути всі особисті дані особи, такі як ім’я, прізвище, вік, стать та адреса.
Метою створення документа є залишити свідчення про питання, що цікавить, і потім їх можна зберегти з часом.
Слід також зазначити, що технологія дозволяє нам зберігати та обмінюватися великою кількістю інформації, що міститься в цифрових документах. Це, використовуючи електронну пошту, пенденрайв або навіть хмару.
Типи документів
Документи можна класифікувати за різними критеріями. Наприклад, залежно від джерела, їх можна розділити на такі:
- Первинна: Саме вони містять оригінальну інформацію про автора. Наприклад, дисертація, опублікована університетом на тему, яка ніколи раніше не вивчалася.
- Вторинний: Це ті, які були якимось чином модифіковані. Наприклад, повертаючись до теми дипломної роботи, це може бути її резюме.
- Третинний: Чи є ті, що є результатом обробки вторинних документів. Наприклад, газетна стаття, заснована на короткому викладі тези, про який ми вже згадували.
Так само, залежно від типу організації, яка їх видає, вони можуть бути:
- Аудиторії: Видані суб’єктами державного сектору (державне управління).
- Приватна: Вони визнаються зацікавленими сторонами, але не перед владою.
Ми також повинні пам’ятати, що певні документи повинні бути легалізовані, щоб діючі перед органами влади. Ми маємо на увазі, наприклад, заповіт чи договір. Таким чином, у разі невиконання будь-якою з договірних сторін постраждала сторона може продовжувати вимогу до юридичних осіб.
